Sichere digitale Kommunikation und vereinfachte Prozesse
Steckbrief Telenova GmbH
Branche: IT, Telekommunikation
Unternehmensgröße: 35 Mitarbeiter
Zielsetzung: Es wurde eine Lösung benötigt, die die Verwaltung von Kundenakten und Debitorendokumenten deutlich erleichtert. Auch sollte der Freigabeprozess von Kreditorenrechnungen vereinfacht werden.
Digitale Akten und Prozesse einfach umgesetzt
Die Telenova GmbH bietet Projektlösungen in der Telekommunikations- und Informationstechnik. Das 2002 gegründete Unternehmen ist seit 2017 am Standort München-Unterföhring niedergelassen. Mit seinen 35 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern setzt es seit einiger Zeit auf ein elektronisches Dokumenten- und Workflow Management System der pvup.
Telenova deckt das komplette Leistungsspektrum von Telekommunikationslösungen ab und begleitet Kunden von der Planung bis zur Umsetzung. Zu den Stärken des IT-Spezialisten zählen die Beratung, Implementierung und Wartung zukunftsweisender Telekommunikationslösungen und -konzepte.
Auch beim Dokumentenmanagement hat sich Telenova mit der pvup für eine Lösung mit Zukunft entschieden. Rechnungen und andere Dokumente verursachten vormals einen beachtlichen Zeitaufwand bei den Mitarbeitern. Auch beim mobilen Arbeiten, etwa im Homeoffice, sollte der Zugriff auf alle Dokumente gewährleistet werden. Mit pvstarter hat Telenova eine digitale und individuell an das Unternehmen angepasste Lösung gefunden, die alle Anforderungen erfüllt.
Die Projektleitung bei Telenova hatte Geschäftsführer Stefan Schmautz inne, der gemeinsam mit seinen Kolleg*innen und Christian Gambalat von pvup die Projektziele festlegte und auf Basis von pvdstarter® umsetzte. Über pvup sagt er: „Mit der pvup haben wir einen Partner, der uns ganzheitlich berät, und uns immer mit Rat und Tat zur Seite steht. Das Projekt bietet viele Mehrwerte für uns!“
Dokumente und Rechnungen werden digital
Die zeitintensive Ablage aller Debitorendokumente, inklusive der Ausgangsrechnungen für ca. 1.000 Kunden, musste vereinfacht und automatisiert werden. Ebenso sollte die Dokumentensuche deutlich verbessert werden, um schneller agieren zu können und die Auskunftsfähigkeit zu erhöhen.
Die zeitintensive Bearbeitung und Ablage von Eingangsrechnungen in Papierform gehören nun der Vergangenheit an. pvdstarter ist für Telenova die Lösung, die den kompletten Durchlauf von Eingangsrechnungen abdeckt - vom Eintreffen, über die Freigabe durch die Projektverantwortlichen, bis hin zur Verbuchung in der Buchhaltung. Gerade der Freigabeprozess durch die Mitarbeiter ist durch die Digitalisierung deutlich übersichtlicher geworden.
Die Debitorenakte
Die Debitorenakte von pvstarter® ist die ideale Lösung für die Verwaltung von Kundendokumenten. Viele Basisfunktionen wie Versionierung, Stempeln und Haftnotizen machen das Dokumentenmanagement komfortabler und effizienter. Eine leistungsstarke Schnittstelle auf Basis des Workflow Management Systems (WMS) verbindet das ERP-System von StepAhead mit dem DMS. Stammdaten werden automatisch synchronisiert, Dokumente abgelegt und verschlagwortet sowie automatisch dem Kunden zugeordnet, so dass sie jederzeit schnell auffindbar sind. Die Benutzer können so schnell und sicher auf alle Dokumente des Kunden zugreifen, und das Ganze auch mobil, mit einem sicherem Rechtekonzept und unter Berücksichtigung der Richtlinien der DSGVO finden.
Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen werden bei der Telenova GmbH schon beim Eintreffen eingescannt – wenn sie nicht schon digital ankommen - dann automisch erkannt, der Kreditor wird via Erfassungsvorlagen/OCR zuverlässig ausgelesen und die Kopf- und Fußdaten zur Verschlagwortung verwendet. Jeder erforderliche Arbeitsschritt wird im Folgenden in Form einer Aufgabe dem jeweiligen Freigeber zugewiesen und protokolliert. Die Mitarbeiter können nun Vermerke per digitalem Kommentar und/oder Stempel anbringen. Am Ende des Prozesses werden die Rechnungen dann in der Buchhaltung verbucht. Zum Schluss des Ablaufes erfolgt eine Ablage in der jeweiligen Kreditorenakte mittels der eingetragenen Lieferantennummer. Auch eine Zuordnung eines Beleges zu mehreren Kreditoren ist so möglich. Gutschriften und Korrekturrechnungen durchlaufen den identischen Prozess.