pvup serviert digitale Lösung genau nach Piankas Geschmack
Steckbrief Pianka Service GmbH
Branche: Gastronomie
Unternehmensgröße: 300 Mitarbeiter
Zielsetzung: Die Verwaltung von Dokumenten sollte effizienter gestaltet werden. Die Lösung sollte eine Verbesserung des Workflows im Unternehmen mit sich bringen.
In der Gastronomie wird fleißig digitalisiert
Das Erdinger Gastronomieunternehmen Pianka Service GmbH arbeitet nun mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem.
Als Unternehmensverbund, bestehend aus insgesamt rund 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die auf über sieben Betriebe verteilt sind, deckt Pianka nahezu das komplette Spektrum der Gastronomie ab. Neben dem Betreiben des Hotels und der gleichnamigen Gaststätte, Erdinger Weißbräu, in der Erdinger Innenstadt und der Gastronomie in der Therme Erding beweist die Pianka Service GmbH ihre Expertise auch in Sachen Großveranstaltungen, wie beispielsweise dem Erdinger Volksfest.
Da die Gastronomen sich noch intensiver auf ihr Hauptaufgabengebiet, nämlich die Bewirtung ihrer Gäste, konzentrieren möchte, suchten sie nach einer unkomplizierten und effizienten Lösung. Als Projektleiter trat Mario Pianka mit seinem Team an Christian Gambalat von pvup heran. Gemeinsam analysierten alle Beteiligten die Ausgangssituation und erkannten bald das vorhandene Optimierungspotenzial. Eine digitale Lösung, die genau auf die individuellen Bedürfnisse des 1991 gegründeten Unternehmens abgestimmt ist, war das Ergebnis der erfolgreichen Zusammenarbeit.
Personalakten und Rechnungen werden digital
Bisher wurden die Eingangsrechnungen manuell entgegengenommen, bearbeitet, verteilt und abgelegt. Das kostete Zeit, die an anderer Stelle besser investiert wäre. Ähnlich verhielt es sich mit den Ausgangsrechnungen. Die Personalakten des Unternehmens lagen ebenfalls in Papierform vor. Gefragt war also eine Lösung, die alle Workflows komplett abdecken und die Dokumente entsprechend abspeichern sollte.
Am geeignetsten für das Vorhaben, die Rechnungen zu digitalisieren, erwies sich das Dokumenten- und Workflowmanagementsystem von accantum. Um die Personaldaten effizient zu verwalten, entschied sich das Team für GenialPersonal. Über eine Schnittstelle wurde GenialPersonal mit dem Dokumentenmanagementsytem accantum verbunden.
Im Erdinger Weißbräu ist dank vereinfachter Prozesse in der Verwaltung ein noch besserer Service für die Gäste möglich.
Effizienter Workflow für Eingangsrechnungen
Dank dem neuen Dokumentenmanagementsystem von accantum haben die Mitarbeiter bei Pianka nun weniger Aufwand mit den Eingangsrechnungen. Sofern sie nicht schon in digitaler Form ankommen, werden die Rechnungen über ein Multifunktionsgerät eingescannt. Liegen die Daten dann in elektronischer Form vor, werden sie automatisch ausgelesen. Anhand der Erfassungsvorlagen wird der Rechnungssteller zuverlässig erkannt. Die nun erforderlichen Arbeitsschritte bekommt die Buchhaltung als sogenannte Aufgaben zugewiesen. Dort werden die Rechnungen verbucht. Am Ende des Prozesses erfolgt eine Übergabe der Buchungsdaten an die Banksoftware mittels XML-Dokument.
Automatische Ablage der Ausgangsrechnungen
Alle Ausgangsrechnungen werden beim Ausdruck oder Versand automatisch im Dokumentenmanagement von accantum abgelegt und verschlagwortet. Somit sind die Unterlagen sicher aufbewahrt und jederzeit schnell und ohne großen Aufwand von allen berechtigten Personen auf unterschiedlichen Endgeräten abrufbar. Der gesamte Prozess findet unter Beachtung des Rechtekonzepts und des Datenschutzes nach der DSGVO statt.
Digitale Verwaltung der Personalakten
Die Software von GenialPersonal bietet zahlreiche Standardfunktionen und bildet somit die Grundlage für eine effektive Verwaltung der Personaldaten. Über eine Schnittstelle hat das Team um Christian Gambalat die Software mit dem Dokumentenmanagementsystem von accantum verbunden, sodass nun auch Unterlagen, die in die Personalakten gehören, an entsprechenden Orten übersichtlich und automatisch verschlagwortet abgelegt werden können. Schnell, zuverlässig und sicher können nun alle berechtigten Personen von verschiedenen Arbeitsplätzen oder -orten aus und zu jeder Zeit auf die entsprechenden Akten zugreifen. Die Vorlagen für Personaldokumente werden dabei in GenialPersonal erstellt und im Dokumentenmanagmentsystem abgelegt.
Pianka ist zufrieden mit der Lösung
Nachdem das Unternehmen einige Zeit mit dem Dokumentenmanagementsystem von accantum und GenialPersonal gearbeitet hat, zieht Mario Pianka ein Resümee: „Dass nun alles digital und teils automatisch vonstatten geht, bedeutet für uns eine Erleichterung.“ Und über pvup ergänzt er: „Für uns war es wichtig, dass wir einen Partner finden, der uns versteht und uns Lösungen anbietet, die zu uns passen. Beide Kriterien haben wir bei pvup erfüllt gesehen – wir sind zufrieden.“