Eingangsrechnungen im digitalen Workflow
Lantenhammer Destillerie GmbH
Branche: Destillerie, Edelbrände
Unternehmensgröße: 10 Marken, 1 Standort, 35 Mitarbeitende
Das Ziel: Eine Lösung, die dabei helfen soll, die stetig steigende Anzahl an Eingangsrechnungen effizienter abzuwickeln und digital zu bearbeiten. Ebenso soll die Personal- und Vertragsakte vom Analogen ins Digitale überführt und dort abgebildet werden.
Die Lösung: Dokumenten- und Workflow-Management der pvup zur digitalen Rechnungseingangsbearbeitung sowie die digitale Personal- und Vertragsakte.
Hochprozentiges wird zu 100% digital
Die Wurzeln der Lantenhammer Destillerie liegen in Hausham im Ortsteil Agatharied in Oberbayern. Dort gründeten Amalie und Josef Lantenhammer 1928 ihre eigene Enzianbrennerei. Zwei Generationen später stieg der Enkel Florian Stetter 1985 ein. Eine Studienreise nach Schottland weckt in ihm eine Vision: Bavarian Single Malt Whisky. Er beginnt 1999, in der Lantenhammer Destillerie Whisky zu brennen und benennt die neue Marke nach der historischen Bezeichnung der Region: SLYRS. Mit dem Umzug von Schliersee in die neugebaute Erlebnisdestillerie in Hausham wird das Unternehmen im Jahr 2014 eine der modernsten Destillerien Europas: Beton trifft auf Lärchenholz, Design auf Behaglichkeit – eine Destillerie, wie es sie kein zweites Mal gibt. Die Manufaktur ist damit an ihre Wurzeln zurückgekehrt und produziert hier wie vor fast 100 Jahren feinste Destillate und Spezialitäten. Im Jahr 2020 wird das Fass- und Steinzeuglager ausgebaut und ein neues Besichtigungskonzept erarbeitet. Neben geführten Touren können die Besucher nun die Destillerie auch in einem interaktiven Rundgang auf eigene Faust erkunden.
Workflow: Rechnungseingangsbearbeitung
Nach vielen Jahren der Rechnungsbearbeitung in Papier hat sich die Lantenhammer Destillerie GmbH entschieden, ihre Rechnungen und die dazugehörenden Informationen in einer digitalen Dokumenten- und Workflow-Management-Lösung der pvup abzubilden. Ein entscheidender Grund war die starke Erhöhung der Kreditorenrechnungen der letzten Jahre, die durch das stetige Wachstum begründet war. Viele der grundlegenden Standardfunktionen des Workflows waren hierfür entscheidend. Mit Customizing und Anpassungen sowie einer Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem Agilis per Stammdatenaustausch war dies gut möglich. Individuelle Stammdaten der Buchhaltung (Kreditoren, Kostenstellen etc.) werden von Addison synchronisiert.
Effizienz steigern, Prozesse vereinfachen
Die Dokumenten- und Workflow-Management-Lösung der pvup holt die per E-Mail eingehenden Rechnungen und Lieferscheine automatisch aus dem Postfach ab. Rechnungen in Papierform werden eingescannt und in den gleichen Prozess gegeben. Im nächsten Schritt ermöglicht es die Lösung der pvup, dass die Inhalte der Rechnungen in der automatischen Belegerkennung inkl. der Positionsdaten ausgelesen werden. So werden Buchungsvorschläge automatisch vorgeladen und können im Nachgang angepasst werden. Die Rechnungen werden stets nach dem Belegstatus bzw. dem Aufgabennamen sortiert. Die im Workflow eingegebenen Daten werden am Ende des Freigabeprozesses in eine Buchungsvorschlagsliste geschrieben und an die Buchhaltung übergeben. Dokumente und Dateien, die im Rahmen der Bearbeitung hinzugefügt werden, verbleiben als Anhang beim Dokument.
Digitalisierung von Stammdaten und automatische Vertragsverwaltung
Nie mehr Personalakten in Papierform! Mit der Lösung der pvup gibt es bei der Lantenhammer Destillerie nun digitale Personalakten. Zusätzlich werden die Mitarbeiterstammdaten im System verwaltet. Die Vertragsakte wurde digitalisiert und die Wiedervorlage der Verträge – z.B. zum Vertragsende – erfolgt automatisch.
Eine starke Kundenstimme
„Wir sind mit dem Projektablauf sehr zufrieden. Unsere Ziele wurden erreicht und die gewünschten Effekte sind deutlich spürbar. Gefallen hat uns die große Flexibilität des Projektleiters, wenn wir mal eine Änderung hatten.“ – Hubert Singer, Einkaufsleiter