Kasper Communications:
kreativer Wahnsinn in geordneten Bahnen
Steckbrief Kasper Communications
Branche: Marketing & PR
Unternehmensgröße: 20 Mitarbeiter
Zielsetzung: Papierbezogene Abläufe sollen mittelfristig weitestgehend digitalisiert und ein zentrales Informationsmanagement geschaffen werden.
Kasper Communications bekommt accantum-Lösung
Bei den kreativen Köpfen der Freisinger Werbe- und Marketingagentur Kasper Communications rauchen täglich viele Köpfe: Kreativität kennt keine Grenzen – oftmals auch wenig Ordnung. Deshalb entschied sich Inhaber Michi Kasper für eine digitale Lösung in Sachen Dokumentenmanagement. Er wandte sich an pvup-Mitarbeiter Christian Gambalat. Gemeinsam definierten Kasper und Gambalat die Ziele, die mit der Digitalisierung erreicht werden sollten.
Projektziele von Kasper Communications
Zunächst war es dem Agenturchef wichtig, dass Ein- und Ausgangsrechnungen digital abgelegt werden können, um im Anschluss daran einen geeigneten Workflow für deren Bearbeitung zu finden. Auch sollte hier berücksichtig werden, dass die Freigabe der Rechnungen sowie die Überwachung des Zahlungseingangs reibungslos und automatisiert funktionieren müssen.
Eine digitale Personalakte sowie ein zentraler, elektronischer Ablageort für Arbeitsverträge und andere Personalvorlagen war der Agentur ebenfalls ein Anliegen. Diese und weitere intern relevanten Unternehmensunterlagen sollten nur autorisierten Personen zugänglich und damit vor unerwünschten Zugriffen geschützt sein.
Das mittelfristige Projektziel, das Kasper und Gambalat anstreben, ist es, alle papierbezogenen Abläufe weitestgehend zu digitalisieren und dadurch ein zentrales Informationsmanagement zu schaffen.
Unten: Schluss mit dem täglichen Chaos. Mit accantum kommt Ordnung in die Agentur.
Digitale Lösung: Dokumentenmanagementsystem von accantum
Nach der Bestandsaufnahme entschieden sich Kasper und Gambalat für die Installation der Dokumentenmanagement-Lösung von accantum.
Die eingehenden Rechnungen werden nun mit einem Trennbarcode versehen oder alternativ einzeln gescannt. Die Dokumente werden volltextdurchsuchbar in das digitale Archiv übergeben, wo sie entsprechend gefunden und bearbeitet werden können. „Die Zeiten, in denen ich mich über langes Suchen und unauffindbare Rechnungen aufrege, sind jetzt vorbei“, so Michi Kasper (oben im Bild).
Die Kassenbelege, die in Papierform vorliegen, werden komplett gescannt, mit Standardelementen wie Lieferant, Belegdatum, Bruttobetrag sowie den extra Komponenten Grund und Bezug versehen und archiviert.
Die Ausgangsrechnungen erstellt das Sekretariat mit dem Schreibprogramm OpenOffice. Wurden die Rechnungen früher noch manuell in einem Ordner „Offene Rechnungen“ abgelegt, werden sie nun über einen virtuellen Drucker gedruckt, ausgelesen und an einen digitalen Bearbeitungsworkflow im Dokumentenmanagementsystem von accantum übergeben. Die weiteren Schritte bis zum Versand und der Überwachung des Zahlungseingangs führt accantum jetzt automatisch aus.
Ebenso werden mittlerweile die Personalunterlagen sowie die Dokumente für die Steuerkanzlei digital aufbereitet. Das erspart dem Kasper Communications-Sekretariat wertvolle Arbeitszeit und setzt Kapazitäten für andere Aufgaben frei. Kasper dazu: „Mir ist es wichtig, dass meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, wenn es auch eine schnelle, saubere Lösung gibt. Seit wir mit accantum arbeiten, hat sich unsere Produktivität definitiv erhöht und wir denken darüber nach, noch weitere Maßnahmen mit Hilfe von pvup zu erschließen und umzusetzen.“