Optimiertes Dokumentenmanagement in SharePoint-Online

Effiziente Metadatensuche und -ablage bei HLB Stückmann

Vor mehr als 90 Jahren gegründet, ist unser Kunde HLB Stückmann heute die führende selbstständige Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft in der Region Ostwestfalen-Lippe (OWL). Was das Unternehmen neben seiner Erfahrung ausmacht, sind die Werte, für die es steht – und die Menschen, die sie täglich umsetzen. Zahlen sind für die Kanzlei mehr als abstrakte Zeichen auf dem Papier, denn Zahlen bilden immer auch individuelle Unternehmensentwicklungen ab. Und sie stehen für die Menschen hinter den jeweiligen Unternehmen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen deshalb genauer hin und haben immer die gesamte Situation im Blick. So entwickeln sie für ihre Kunden Lösungen, die manchmal ungewöhnlich sind, aber immer passen.

Suche und Ablage in SharePoint-Online

Nach vielen Jahren der Nutzung eines klassischen Dokumentenmanagenmangementsystems (DMS) hat sich die Kanzlei HLB Stückmann entschieden, ihre Dokumente und Informationen projekt- und auftragsbezogen in SharePoint-Online zu verwalten. Viele der grundlegenden Standardfunktionen waren hierfür ausreichend. Mit Customizing und Anpassungen sowie einer Integration zu DATEV per Schnittstelle war dies gut möglich. Jedoch war die Suche in SharePoint-Online nur über den Volltext möglich, sowohl für die Metadaten als auch für den Inhalt. Das hatte zur Folge, dass es eine hohe Anzahl sowie unqualifizierte Suchtreffer gab, sodass eine kaskadierende Suche für die Mitarbeitenden nicht möglich bzw. sehr unscharf war. Deshalb wurde hierfür eine Lösung gesucht, die bei der Suche und Ablage der Dokumente mehr Komfort und Effizienz versprach. Einige Lösungen wurden angeschaut und getestet. Diese waren entweder zu komplex oder nicht wirtschaftlich. Bei einem Webinar wurde die HLB Stückmann auf die Lösung der pvup aufmerksam und stellte schnell fest, dass sowohl Preis als auch Leistung passen. In einem Proof of Concept wurden die Funktionen getestet und noch kleine Anpassungen vorgenommen. Innerhalb kurzer Zeit wurden die pvup Metadatensuche und -ablage an die Nutzer im Unternehmen verteilt.

Metadatensuche und -ablage: einfach, bequem und kostengünstig

SharePoint-Booster durch Metadatensuche und -ablage. Was seit vielen Jahren in Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) hervorragend funktioniert, haben wir in die Welt von SharePoint-Online übertragen. Dokumente und Informationen werden mit Metadaten abgelegt. Der Vorteil ist, dass ebendiese Metadaten den Usern später wieder zur Suche der Dokumente zur Verfügung stehen. In einem nächsten Schritt können die gefundenen Dokumente sofort aus dem Suchkontext bearbeitet werden. Der damit gewonnene Produktivitätsvorteil ist enorm, da die Dokumente nicht wie bei der Standardsuche zunächst separat geöffnet werden müssen. Ein weiterer Vorteil für die Kanzlei HLB Stückmann ist, dass das Tool nahtlos in Microsoft Teams integriert werden konnte. Das bedeutet konkret: Unsere Lösung ist zu 100 Prozent in die Microsoft M365-Welt eingebunden, sodass keine Integration, Kommunikation und Kosten für weitere Dienste durch Plattformen oder Drittanbieter fällig werden und wir unseren Kunden somit Zukunfts- und Investitionssicherheit garantieren können.

Eine starke Kundenstimme

„Wir suchten eine einfache und funktionelle Lösung, die unsere Anforderung erfüllt. Mit der Lösung der pvup haben wir dies gefunden. Die Integration und die kleinen Anpassungen erfolgten reibungslos. Wir haben unsere Ziele erreicht und sind zufrieden.“ – Heinrich Penner, IT-Leiter

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