Digitalisierte Lieferschein- und Rechnungseingangsbearbeitung

Ein effizienter Workflow für die Hirmer Gruppe

Mit dem Markennamen Hirmer verbinden die allermeisten Männermode. Das Hirmer Stammhaus am Münchner Marienplatz ist mit 9.000 m² Verkaufsfläche auch das weltweit größte Männermodehaus. Das Credo von Hirmer lautet „Hirmer kann Mann“. Doch hinter der Hirmer Gruppe steckt noch viel mehr: Insgesamt sechs operative Unternehmen sind Teil der Hirmer Gruppe und ansässig in den Branchen Handel, Immobilien, Dienstleistungen und Hotellerie – das Hirmer Stammhaus, Hirmer GROSSE GRÖSSEN, Eckerle, Hirmer Eckerle Service, Hirmer Immobilien und Travel Charme Hotels & Resorts. Doch das sind nur scheinbar unterschiedliche Welten. Denn wie der Mensch sich kleidet, in welchem Gebäude er lebt und wo er Urlaub macht, hat vieles gemeinsam. All dies ist Ausdruck des persönlichen Stils. Das familiengeführte Unternehmen beschäftigt insgesamt 1.800 Mitarbeiter, davon knapp 120 Auszubildende.

Workflow: Rechnungseingangsbearbeitung

Nach vielen Jahren der Nutzung einer eigenentwickelten Lösung für die Workflows hat sich die Hirmer Eckerle Service GmbH als unternehmensinterner Dienstleister der Hirmer Gruppe entschieden, ihre Rechnungen und die dazugehörenden Informationen für Waren- und Kostenrechnungen in einem Workflow der pvup abzubilden. Viele der grundlegenden Standardfunktionen des Workflows waren hierfür entscheidend. Mit Customizing und Anpassungen sowie einer Integration zur eigenen Warenwirtschaft per Schnittstelle war dies gut möglich. Zehn kaufmännische Mandanten wurden abgebildet. Hierbei benötigt jeder Mandant: individuelle Stammdaten (Kreditoren, Kostenstellen etc.), eigene Workflows / eigene Eingabemasken, zwei Maskenlayouts für jede Aufgabe, bei denen die Inhalte abweichen. Rechnungen und Lieferscheine gehen per E-Mail oder Scan ein und werden direkt in der automatischen Belegerkennung ausgelesen. Dabei wird in der Vorerfassung zwischen verschiedenen Rechnungsarten unterschieden, zusätzlich werden die Mandanten automatisch erkannt. Im nächsten Schritt werden daraufhin die Kreditoren ausgelesen. Anschließend wird die Verteilung vorgenommen. Buchungsvorschläge werden automatisch vorgeladen, können aber auch noch angepasst werden. Für jeden Beleg besteht die Möglichkeit der Zuordnung von zwei Korrekturbelegen. Generell erfolgt eine Benachrichtigung der Freigeber per Sammelbenachrichtigung mehrmals täglich. Vorausgesetzt, der Workflow wurde länger als fünf Tage nach Rechnungseingang nicht abgeschlossen. Eine Sortierung der Rechnungen erfolgt stets nach dem Belegstatus bzw. Aufgabennamen. Alle Buchungsdaten werden am Ende des Workflows in eine Tabelle geschrieben bzw. ans ERP-System (Enterprise Resource Planning) übergeben. Zusätzlich wird ein sogenanntes Workflowprotokoll erstellt und die Basisbelegdaten plus Kontierung an den Ursprungsbeleg angehängt. Dokumente und Dateien, die im Rahmen der Bearbeitung hinzugefügt werden, werden als Anhang zum Dokument abgelegt. So ist der komplette Prozess der Rechnungseingangsbearbeitung digital abgebildet.

Eine starke Kundenstimme

„Wir möchten uns bei allen Projektbeteiligten für die bisherige hervorragende Zusammenarbeit und das Teamwork bedanken. Sowohl auf der fachlichen sowie persönlichen Ebene macht es im gesamten Projektverlauf Spaß mit Euch zusammenzuarbeiten und die Themen zu entwickeln. Wir haben unsere Ziele erreicht und sind zufrieden.“ – Axel Kitzelmann, Bereichsleitung Organisation

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