Glasklares Dokumentenmanagement für die Glaserei Hiedl

Mehr Effizienz durch Digitalisierung bei den Hiedls

Hans und Sandra Hiedl führen die 1855 gegründete Glaserei Hiedl in Freising in fünfter Generation. Auch als Handwerksbetrieb wollen sie mit der Zeit gehen und setzen auf digitale Lösungen. Deshalb haben sie sich auch im Dokumentenmanagement mit der pvup für eine moderne, zukunftsfähige und zeitsparende Lösung entschieden. In den täglichen Abläufen mussten zuvor zahlreiche verschiedene Dokumente ausgefüllt, verteilt, sortiert, abgelegt und archiviert werden. Dazu zählten unter anderem Aufträge, Regieberichte, Angebote, Zeichnungen, Auftragsbestätigungen, Kunden- und Lieferantenakten, Lieferscheine, Eingangs- und Ausgangsrechnungen.

Um die digitale und die analoge Ablage aktuell zu halten, mussten die Dokumente dem jeweils anderen Medium zugänglich gemacht werden. Das bedeutete beispielsweise, dass Rechnungen, die per E-Mail eingingen, zusätzlich ausgedruckt und abgeheftet wurden. Umgekehrt wurden jedoch auch noch viele Dokumente einzeln handschriftlich erfasst und anschließend gescannt. Der Name eines jeden gescannten Auftrages musste einzeln im Dateisystem nachgepflegt werden. Die Ablage erfolgte auch hier sowohl in Papier- als auch in Dateiform – eine nicht nur zeitraubende, sondern zudem platzintensive Methode.

Durchblick beim Dokumentenmanagement

Das Ziel der Glaserei Hiedl ist es, die Zufriedenheit ihrer Kunden zu gewährleisten und ein zuverlässiger und kompetenter Partner zu sein. Die notwendigen, aber zeitraubenden Verwaltungsaufgaben sollten deshalb optimiert werden, damit mehr Zeit für die Kundenberatung und -betreuung bleibt. Gemeinsam mit Christian Gambalat und Alexander Würzinger wurden deshalb die Anforderungen an das Dokumentenmanagement (DMS) definiert. Um nicht nur Zeit, sondern auch Platz und Ressourcen zu sparen, sollten die papierbezogenen Abläufe weitestgehend digitalisiert und durch das DMS ein zentrales Informationsmanagement geschaffen werden. Die Unterlagen der Glaserei Hiedl sollen also nur noch in digitaler Form aufbewahrt werden.

Im Einzelnen bedeutete das, dass Kundenakten digitalisiert und im DMS abgelegt werden, ausgewählte Lieferantendokumente wie Eingangsrechnungen über das DMS verfügbar sein sollen und der Rechnungsfreigabeprozess über einen elektronischen Workflow abgebildet werden soll. Zudem sollten Personal- und Unternehmensdokumente digital erfasst und abgelegt werden. Auch eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung war der Glaserei Hiedl wichtig.

Unten: Hans Hiedl freut sich über die Digitalisierung in seinem Betrieb.

Umsetzung

Die definierten Anforderungen der Glaserei ließen sich mit dem neuen Dokumentenmanagementsystem von accantum optimal abbilden. Für die jeweiligen Dokumentenarten wie zum Beispiel Eingangsrechnungen wurden jeweils passende Workflows definiert. Aufträge werden nun beispielsweise im ersten Schritt digital erfasst und manuell weiterbearbeitet, analoge Auftragsteile werden gescannt. Danach wird der Auftrag in das DMS übernommen. Verschlagwortung und Ablage erfolgen automatisch, sodass eine manuelle Nachbearbeitung entfällt.

Rechnungen werden innerhalb der Glaserei nur noch digital bearbeitet. Eingangsrechnungen beispielsweise werden nach dem Scannen in Stapelverarbeitung im DMS erfasst. Das Dokument ist nun volltext-durchsuchbar und wird mit den ausgelesenen Informationen, wie beispielsweise Lieferant und Belegnummer im Archiv abgelegt. Die weitere Bearbeitung – unter anderem die Freigabe – wird über einen definierten digitalen Rechnungsworkflow vorgenommen. Für Ausgangsrechnungen wurde ein separater, an den Workflow entsprechend angepasster Prozess festgelegt.

Inhaber und Glasermeister Hans Hiedl ist begeistert von dem neuen DMS: „Am Anfang hab‘ ich gedacht: Wir sind nur eine Glaserei – brauchen wir sowas? Aber jetzt sehe ich, wie viel Zeit wir uns dadurch sparen. Wir finden Rechnungen schnell und können sie einfach verwalten.“

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