BÜROidee GmbH bekommt Ideen fürs eigene Büro: elektronisches Dokumentenmanagement
Steckbrief BÜROidee
Branche: Dienstleistung
Unternehmen: mittelständisch
Zielsetzung: mehr Effizienz durch automatisierte Verwaltungs- und Rechnugnsabläufe
Dokumentenmanagement sorgt für Übersicht bei der BÜROidee GmbH
Die BÜROidee GmbH ist ein Unternehmen kreativer Köpfe, die sich darauf spezialisiert haben, Büros modern und ganz nach den Bedürfnissen ihrer Kunden einzurichten. Von der Beratung über 
die Konzeption, die Bemusterung und Möblierung kümmern sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch um das gesamte Drumherum, das die Kunden brauchen, um sich in ihren Büros wohl zu fühlen und effizient arbeiten zu können.
BÜROidee GmbH holt pvup für die Digitalisierung
Effizienter wollten die Geschäftsführer Maximilian und Michael Röhrl auch ihren eigenen Büroalltag gestalten: weg vom Papierkram, hin zur Digitalisierung. „Unser höchstes Ziel ist die Zufriedenheit unserer Kunden. Je effizienter wir arbeiten, desto besser können wir uns um unsere Kunden kümmern,“ so Michael Röhrl. Deshalb wandten sie sich an pvup, wo Christian Gambalat die kaufmännische Betreuung des Digitalisierungs-Projekts übernahm. Zusammen mit den Röhrls auf Seiten der BÜROidee GmbH und seinem Kollegen Andelko Papak von pvup, der sich schließlich um die technische Umsetzung kümmerte, erstellte Gambalat ein Konzept, um das Büro seiner Kunden vom Papier zu befreien.
Verbesserte Prozesse durch Dokumentenmanagementsystem accantum
Die Geschäftsführung der BÜROidee GmbH wünschte sich ein digitales und zentrales Informationsmanagement, da viel wertvolle Zeit der Mitarbeiter durch das Suchen und Ablegen von analogen Dokumenten verloren ging und auch der Überblick über die einzelnen Vorgänge Optimierungsbedarf aufwies. So waren die einzelnen Kundenakten bisher vorgangsbezogene Akten. In ihnen wurde alles gesammelt, was irgendwie zum jeweiligen Kunden gehörte – zum Beispiel: Anfragen und Bestellungen des Kunden, Lieferscheine und Rechnungen der Lieferanten.
Nachdem Gambalat und Papak die Ausgangsposition analysiert und die Lösung in Form des Dokumentenmanagementsystems accantum implementiert hatten, findet nun eine Unterteilung der Dokumente nach Kunden- und Lieferantendokumenten statt – damit wurde dem Anliegen der Röhrs voll und ganz entsprochen.
Alle Dokumente, die in Papierform vorliegen, werden jetzt eingescannt und in das Dokumentenmanagementsystem accantum transferiert. Die bereits digital vorhandenen Dokumente werden ebenfalls in das Dokumentenmanagementsystem eingespeist, sodass Rechnungs- und Lieferscheinbearbeitungsprozesse über einen elektronischen Workflow abgebildet sind. Mit Hilfe des Outlook Add-Ins können nun sowohl eingehende als auch ausgehende Informationen per E-Mail den jeweiligen Vorgängen zugeordnet werden. Michael Röhrl zeigt sich zufrieden mit dem Dokumentenmanagementsystem: „Wir haben mittlerweile tatsächlich weniger Papier bei uns herumliegen. Unsere Mitarbeiter freuen sich über die Arbeitserleichterung und können nun ihre Energie auf wichtigere Dinge als auf das Durchstöbern von Akten richten. Die Implementierung hat auf jeden Fall Vorteile gebracht.“
Das Ziel, die Papierflut im Büro zu verringern, Zeit und damit Kosten zu sparen und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, hat pvup in Zusammenarbeit mit der BÜROidee GmbH zur vollsten Zufriedenheit der Kunden erreicht.